Herinner je nog de strijd tijdens de eerste offerte die je ooit opstelde? Of is het eindelijk zover en heb je eigenlijk geen flauw idee hoe eraan te beginnen? Gebruik je best ‘ik’ of ‘wij’? Kan je wel raad gebruiken over de beste opvolging van je prijsvoorstel? Of twijfel je over de lengte en breedvoerigheid van de offerte?

Onze 7 tips om je slaagkans te verhogen!

Ceci n’est pas une offre

Gebruik voor de opmaak van je offertes een vaste template. Dat komt professioneel over. Maar let op dat je bedrijfsgegevens volledig en correct zijn – je lacht?, en dat het document klopt met je huisstijl. Bovenal: noem het niet ‘offerte’. Kies voor een andere term zoals ‘samenwerkingsvoorstel’, ‘overeenkomst’, of gewoon kort ‘voorstel’.

Schrijven is praten

Een offerte moet je bekijken als een verkoopgesprek op papier. Spreek de klant dus op de eerste pagina aan, en geef een korte inleiding. Verwijs ook naar eerdere gesprekken en bedank voor de interesse.

Ga dan over tot de uiteenzetting van je werk. Houd hierbij drie zaken in je achterhoofd: visualiseer, simplificeer en argumenteer.

• Maak aan de hand van grafieken, schetsen en foto’s je ideeën en motivering visueel voor de klant. Als je bijvoorbeeld ‘een brainstormsessie’ wilt verkopen, toon dan de foto’s van vorige sessies en teken het proces uit in een schema.

Quanto costa? 

Pas na je hele beschrijving en argumentatie, noem je getallen. In de meeste gevallen is het interessant om naast een totaalprijs, ook de detail weer te geven. Aan elk element geef je een naam en korte omschrijving, een definiëring van de outcome en tenslotte een prijs. Vermeld een geldigheidsduur, niet alleen om de prijs te kunnen aanpassen in functie van o.a. grondstoffen, maar ook om extra druk te leggen op je klant om te beslissen.

Voeg aan het einde ook voor de makkelijkheid ‘voor akkoord’ toe.

B+

Schrijf je offerte op een positieve manier. Vermijd negatieve formuleringen en dubbele ontkenning. Je zaak is niet ‘in de voormiddag gesloten’, maar ‘U bent elke dag, ook op zaterdag, welkom vanaf 12u tot en met 19u’.

Gebruik vooral woorden die positief ervaren worden. Enkele termen voor instant succes: gratis, exclusief, persoonlijk, nieuw, voordeel, bespaar, vandaag, vertrouwelijk.

Let er ook op dat je actief schrijft. Schrap werkwoorden als ‘kunnen, willen, worden, zullen’. Zo straal je meer daadkracht uit. ‘Eind deze week bel ik op’ komt veel beter over dan ‘Ik zal u aan het eind van deze week bellen’, en dat met maar één woord verschil. En dat omslachtige ambtenarentaal dus uit den boze is, tja, dat wist je naderhand al wel.

Personalize it

Onderteken het document persoonlijk, al dan niet digitaal voor de versie die je via e-mail naar je klant verzendt. Aan de papieren versie, die je best nastuurt of zelf mondeling toelicht, kan je ook een business card of een compliment slip toevoegen.

Kies voor ‘ik’ en nooit voor ‘wij’ of ‘men’. En ‘u’ is en blijft altijd veiliger dan ‘jij’. Kunnen we dat zo afspreken? 

Spreek je klant zo persoonlijk mogelijk aan. Zet zijn naam dus voluit in de aanhef in plaats van alleen ‘Geachte heer of mevrouw’, en noem de bedrijfsnaam van je klant, al dan niet met logo. Verwijs ook in je tekst zo veel mogelijk naar de situatie van de klant, want jij alleen kent en begrijpt hem als geen ander.

Function over form

Gebruik altijd een leesbaar lettertype, bij voorkeur schrijfmachineletters zoals Courrier, Times New Roman of Rockwell. Een offerte is ook niet de plaats om met allerlei fonts te gaan spelen, maar het is wel aangewezen dat je wat structuur brengt.

Een overzichtelijke en rustgevende structuur bekom je met enkele kleine ingrepen zoals het gebruik van korte alinea’s (max. 7 regels), paginanummers en vette subtitels. En voldoende witruimte kan wonderen verrichten en ziet er eigentijds uit.

Aan het einde van de offertebeschrijving som je de voordelen en je verkoopsargumenten best nog eens op in korte puntjes. Als dat niet lukt, gebruik dan eventueel een korte slagzin om je diensten kracht bij te zetten.

Greep houden 

Nu komt het erop aan. Je wilt een handtekening, een goedkeuring, een ‘go’. Zorg er dus voor dat greep houdt op je voorstel. Stuur het naar je klant en voeg meteen toe dat je binnen enkele dagen opnieuw contact opneemt. Maak dit concreet, en vraag je klant of het hem of haar uitkomt. Wedden dat de klant jouw opgestelde timing zal respecteren, en je offerte niet zomaar ‘op de hoop gooit’?

Bel je prospect ook daadwerkelijk op en vraag of alles duidelijk is, en maak je vragen en afspraken zo feitelijk mogelijk. Je hebt zo een dikke streep voor op je concurrenten die dat nalaten.

Als je de opdracht krijgt, laat dan je blijheid blijken. Maar niet iedereen kan winnen. Als je ernaast grijpt, vraag dan binnen welke termijn er volgende opdrachten komen en waarop je moet letten bij een komend voorstel. En bovenal, blijf lachen.

Enjoy the game!