[Update 2: Artikel aangepast aan treinstaking 14 november 2012. Update 1: Artikel aangepast aan treinstaking Woensdag 3 oktober 2012] Maandag Woensdag is het weer zover, de zoveelste staking. Maar niet getreurd, zo’n staking is het ideale moment om nog maar eens thuiswerken onder de aandacht van jouw werkgever te brengen. Maar hoe zit dat nu juist praktisch in elkaar, dat thuiswerken?

De essentiële tools

Van thuis uit werken vereist een aantal essentiële tools zoals een laptop, GSM en uiteraard een internetverbinding. De ideale situatie is dat jouw werkgever jou een laptop verschaft zodat je steeds de vertrouwde software bij de hand hebt. Bij de meeste creatieve bureau’s zijn laptops gelukkig al goed ingeburgerd.

Instant Messaging

Naast deze tools heb je een aantal softwaretoepassingen nodig om collaboratief te kunnen samenwerken. Instant Messaging is zo’n noodzakelijke tool. Werkt jouw bedrijf met Google Apps dan kan je eenvoudig de chatfunctionaliteit binnen Gmail gebruiken. Gebruik je voornamelijk Microsoft Office dan kan je bij Lync Online terecht. Maak je van beiden geen gebruik dan ben je aangewezen op tools zoals TalkerApp, HipChat, Campfire, Yammer, Jaconda, Convore en nog zoveel meer. Ook iChat (Apple) en Live Messenger kunnen dienst doen, maar dan moet je er wel zeker van zijn dat al jouw collega’s hier toegang tot hebben.

Videochat

Je kan ook via videochat communiceren. Skype is de bekendste speler op dat vlak maar ook Facetime van Apple werkt goed. Wens je met meerdere te videochatten dat moet je zeker Google Hangouts en GoToMeeting eens uitproberen. Sommige van deze applicaties laten screen sharing toe wat handig kan zijn als je bijvoorbeeld designs wenst te presenteren.

File Sync

Snel bestanden uitwisselen is een ander belangrijk facet van thuiswerken. Dropbox is een supereenvoudige en populaire tool om bestanden vanop jouw computer met de cloud – en dus jouw collega’s – te syncroniseren. Werk je op Mac dan houdt Growl je op de hoogte telkens iemand een nieuw bestand toevoegt of bewaard. Best handig! Zoek je een oplossing voor file sharing iets dichterbij huis dan kan je bij het Gentse Nomadesk terecht.

VPN

Heeft jouw werkgever strenge eisen betreffende de toegang tot bestanden? Of heb je geen laptop van het bedijf? Dan kan je altijd door middel van een thuiscomputer via VPN op jouw bedrijfscomputer inloggen. Bespreek dit met de IT afdeling van het bedrijf waarbij je werkt. VPN is niet altijd de beste oplossing aangezien het traag is en om allerhande redenen inloggen soms niet lukt. Indien je via VPN gaat werken plan dit dan op voorhand met de IT afdeling.

Afspraken

Je kan alle moderne tools van de wereld hebben, van thuis uit werken draait rond vertrouwen. Afspraken zijn hierbij noodzakelijk. Zo is het aangeraden om op een vooraf gecommuniceerd tijdstip een conference call met alle medewerkers te organiseren (of toch per team).

Conference call

In de ochtend belt iedereen op hetzelfde tijdstip in. Zoals vroeger op school wordt een aanwezigheidslijst afgeroepen. Ben je niet aanwezig dan heb je maar beter een goede uitvlucht. Zo’n techniek klinkt belachelijk maar het is noodzakelijk om het vertrouwen van jouw werkgever te winnen en deze kleine zaken helpen hierbij. Jouw werkgever vreest echter dat je langer in bed zal liggen en minder werk zal verrichten dan op een doorsnee dag op kantoor.

Optioneel kan ook tijdens de middag een conference call worden georganiseerd om jouw realisaties van de voormiddag te overlopen. Plan een vast tijdsblok in om lunchpauze te nemen of stuur een mail naar jouw team als je buitenshuis luncht.

Bij het afsluiten van de werkdag stuur je een mail naar jouw projectmanager of team met de punten waar je die dag aan hebt gewerkt. Eventueel kan je een tijdsindicatie per punt meegeven. Plan je ook de dag nadien van thuis uit te werken, geef dan een lijstje van todo’s die je de dag nadien plant aan te pakken.

Communicatie is key!

Communicatie is key bij thuiswerken. Communiceer je slecht dan verlies je al snel het vertrouwen. Wees steeds bereikbaar, antwoord snel en gebruik de juiste tools. Laat steeds weten wanneer je buitenshuis bent en wanneer je de werkdag afsluit.

Discipline

Van thuis uit werken is plezant. Je kan vanuit jouw bed werken, je kan in de zetel met je laptop hangen, een muziekje opzetten etc. Maar het vergt wel discipline. Hang niet de hele dag rond in jouw pyjama. Sta op jouw vertrouwd tijdstip op, kruip onder de douche, kleed je aan, eet een boterham en begin aan je werkdag. Dit ochtendritme hoeft helemaal niet anders te zijn dan tijdens een gewone kantoordag.

Een aangename werkomgeving

In sommige gevallen kan thuiswerken veel efficiënter zijn dan vanop kantoor aangezien je minder wordt gestoord door collega’s. Een ander pluspunt is dat je nu over meer tijd beschikt, aangezien je geen tijd verliest aan files.

Probeer jouw thuisomgeving te optimaliseren voor thuiswerk. Overleg met jouw partner hoe je dit wenst aan te pakken. Een aparte kamer is ideaal, maar een keukentafel kan eveneens dienst doen. Vermijd dat jouw partner en/of kinderen jou te pas en te onpas storen. Vermijd dat huishoudelijke taken die dag rondom jou worden uitgevoerd. Kortom, neem alle afleiding weg.

Thuiswerken betekent niet dat je jouw kinderen die dag niet naar de crèche moet doen. Kinderen kunnen heel afleidend zijn. Indien je toch overweegt jouw kinderen thuis te laten bespreek dit dan met jouw werkgever.

Ziezo, je bent nu bewapend tegen de staking. Deel dit artikel vandaag nog met jouw baas zodat je maandag woensdag van thuis uit kan werken. Veel succes!