Communicatie & Logistics Officer
bij VVOB in Brussel

VVOB is een internationale non-profitorganisatie met programma’s en projecten in 10 landen wereldwijd. Ons hoofdkantoor ligt in Brussel, België. Wanneer je bij VVOB komt werken, word je een belangrijke speler in VVOB’s missie voor kwaliteitsvol onderwijs om de Duurzame Ontwikkelingsdoelstellingen te behalen. We voeren onze programma’s en projecten uit met één gedeelde passie: de verbetering van de kwaliteit van het onderwijs. Onze teams van nationale en internationale experts bereiken dit door technische ondersteuning te bieden aan overheids- en andere onderwijsactoren. Daarbij zorgen we wereldwijd voor capaciteitsopbouw van overheden en andere actoren in het onderwijs.

  • Brussel
  • Werkplek: flexibel
  • Ervaringsniveau: junior

Deel jij onze ambitie om ervoor te zorgen dat alle leerlingen wereldwijd kunnen genieten van hun fundamenteel recht op kwaliteitsvol onderwijs? Ben jij er ook van overtuigd dat kwaliteitsvol onderwijs gelijke kansen verzekert voor iedereen en de sleutel  tot een rechtvaardigere wereld is?

We zijn op zoek naar een Communicatie & Logistics officer voor ons hoofdkantoor in Brussel. Wil jij deze uitdaging aangaan? Lees dan snel verder!

Verantwoordelijkheden van de Communicatie & Logistics Officer

Als Communicatie & Logistics Officer maak je deel uit van het team op het hoofdkantoor van VVOB dat zich inzet voor onze werking wereldwijd. Je rapporteert aan de Communication Advisor & maakt deel uit van het communicatieteam. Tegelijkertijd werk je nauw samen met de andere collega’s op hoofdkantoor en de algemeen directeur om hen logistieke ondersteuning te bieden.

Je takenpakket ziet er, onder andere, uit als volgt: 

  • Je ondersteunt de vlotte werking van zowel interne als externe communicatieprocessen:
    • o Je beheert de interne communicatietools (SharePoint, OneDrive, Teams) en ondersteunt collega’s bij vragen, problemen, nodige verbeteringen...
    • o Je ondersteunt communicatiecollega’s op hoofdkantoor en in de landenteams bij het beheer van de verschillende VVOB-websites.
    • o Je ondersteunt in de ontwikkeling en verspreiding van communicatieproducten zoals het jaarverslag, folders, promomateriaal etc.
  • Je verzorgt de contacten met externe dienstverleners, waaronder lay-outers, vertalers, de drukkerij en webbureaus. Je zorgt daarbij dat alle processen kwalitatief en tijdig verlopen.
  • Je ondersteunt in de organisatie van interne en externe activiteiten en events (VVOB-seminar, evenementen, buitenlandse delegaties).
  • Je ondersteunt in de interne rapportering over onze resultaten, zodat we allen op de hoogte zijn van de vooruitgang van onze doelstellingen.
  • Je staat in voor het onthaal van bezoekers aan het kantoor en zorgt voor de logistieke omkadering van het kantoor, inclusief de uitvoering van het reisbeleid van VVOB (ticketing, visumaanvragen, bookings).

Als jij onze Communicatie & Logistics officer wordt, dan zijn dit onder andere zaken waarmee jij je tijdens je werkweek bezighoudt:

  • Je hebt een overleg met de grafisch ontwerper over de nieuwe brochures van het project ‘Scholenbanden’. Met input van de projectcoördinator bespreek je welke aanpassingen nodig zijn en bekijk je welke deadlines haalbaar zijn, rekening houdend met gemaakte afspraken met de drukkerij.
  • In het 2-wekelijks overleg met het volledige communicatieteam bespreek je samen de prioriteiten voor de komende periode. Je licht daar toe welke aanpassingen jij de komende weken zal doorvoeren op onze interne SharePoint om deze gebruiksvriendelijker te maken en hoe je hierover de werknemers zal informeren.
  • Sommige landenwebsites bevatten verouderde informatie. Je stelt een plan op om ze te updaten en uniformer te maken in samenwerking met de Communication Advisor.
  • Binnen een aantal maanden staan de ‘Reflectiedagen’ gepland, waar al onze landenverantwoordelijken fysiek samenkomen voor overleg. Je overloopt de acties in je actieplan en gaat vervolgens aan de slag met het boeken van vliegtickets voor hen. Verder ga je op zoek naar een leuke en inspirerende locatie voor dit event.
  • Er zijn wat problemen met de akoestiek op het kantoor. Je nodigt een externe leverancier uit om samen te bekijken welke oplossingen mogelijk zijn om dit te verhelpen.

Wie ben jij?

Je bent een teamspeler met goede sociale vaardigheden en een hands-on mentaliteit. Hiernaast werk je ook graag zelfstandig en transparant, je komt steeds je afspraken na en je bent zowel graag creatief als administratief aan de slag. Je werkt steeds kwaliteitsbewust en behoudt je zin voor verantwoordelijkheid.

Je expertise en ervaring

  • Je beschikt over een relevant bachelor diploma, of gelijkwaardig door ervaring.
  • Je hebt een vlotte pen en ervaring met grafisch ontwerp en CMS-systemen.
  • Goede kennis van Photoshop, InDesign en Drupal is een grote plus.
  • MS Office heeft geen geheimen voor jou.
  • Je bent een administratieve duizendpoot en bent accuraat en snel in het opvragen en verwerken van relevante documentatie (bv. offertes) en gaat graag systematisch en organisatorisch te werk.
  • Je bent flexibel om een wijzigend takenpakket op te nemen – en zo veel bij te leren.
  • Je bent discreet, goed in het aangaan en onderhouden van relaties, en energiek.
  • Je beheerst het Nederlands, het Engels en het Frans.

Relevante competenties

VVOB’s kerncompetenties: 

  • Resultaatgerichtheid
  • Samenwerking
  • Continue leren en verbeteren

 Functiespecifieke competenties:

  • Mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden
  • Planning & organisatie
  • Creativiteit
  • Probleemanalyse en -synthese
  • Betrouwbaarheid

Wat bieden wij:

  • Een uitdagende functie in een groeiende internationale organisatie met veel ruimte voor professionele ontwikkeling
  • Een voltijds contract van onbepaalde duur
  • Salaris volgens barema B211 (cf. Vlaamse overheid), gratis woon-werkverkeer met trein, tram, metro en bus, maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering en groepsverzekering
  • Door de mogelijkheid tot 50% telewerk kan je je werk en je privéleven beter op elkaar afstemmen. Verder is ons kantoor in Sint-Gillis vlot bereikbaar met het openbaar vervoer.

Volgende stappen

Wij verwachten je CV en motivatiebrief niet later dan 11 oktober. Geshortliste kandidaten zullen worden uitgenodigd voor een schriftelijke test (home assignment) en een interview.

VVOB voert een gelijkekansenbeleid. Kwaliteiten van mensen zijn doorslaggevend, ongeacht hun leeftijd, sekse, afkomst of handicap.

Vermeld Creativeskills.be als referentie bij je sollicitatie in het subject of je begeleidende brief.

of deel via 
Log in of registreer om afstand te berekenen.
symbol_newsletter2

Ontvang wekelijks de allerlaatste vacatures per e-mail